Nutzungsbedingungen

Anbieterin und Betreiberin der Plattform ist Strattons Oakmont LLC, 1501 South Greeley Highway, Suite C, 82007 Cheyenne, Wyoming, USA (Filing ID 2026-001871090), oakmont-strattons@proton.me. Zentrale Ansprechpartnerin für Kunden aus der EU und der Schweiz (Vertretung nach Art. 27 DSGVO / Art. 14 revDSG) ist Grenzenlos Limited, 77 Camden Street Lower, Dublin 2, Irland, mail@grenzenlos.ie.

B2B-Klarstellung: Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmerinnen und Unternehmer im Sinne von § 14 BGB bzw. entsprechender Regelungen anderer Rechtsordnungen (Praxen, Kliniken, Unternehmen), nicht an Verbraucher.

Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit, Kündigung, Support-Level und die Bedingungen der Auftragsverarbeitung ergeben sich aus dem jeweiligen Kundenvertrag und dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Widersprüchen gilt die Rangfolge: (1) individueller Kundenvertrag, (2) Angebot/Bestellbestätigung, (3) AVV, (4) diese Nutzungsbedingungen.

Darstellungen auf den öffentlichen Seiten sind unverbindliche Aufforderungen zur Abgabe eines Angebots. Ein Vertrag kommt durch Annahme eines Angebots oder Freischaltung einer Instanz in Textform zustande. Test-, Demo- und Sandbox-Zugänge werden befristet und unentgeltlich bereitgestellt; sie dienen der Evaluierung, enthalten keine Verfügbarkeitszusage und können jederzeit beendet werden. Produktive Echtdaten — insbesondere echte Gesundheitsdaten — sollen dort nicht verarbeitet werden.

Die Plattform ist ein Werkzeug für den Praxisalltag: Patienten-/Halterverwaltung, Terminierung, Dokumentation, Abrechnung und Assistenzfunktionen für die Fachsegmente Tiermedizin, Dental und Privat-Humanmedizin. PraxisOS ist kein Medizinprodukt im Sinne der Verordnung (EU) 2017/745 (MDR): Die KI-Funktionen erstellen keine Diagnosen oder Therapieempfehlungen, sondern Dokumentations- und Verwaltungsentwürfe. Medizinische Entscheidungen trifft ausschließlich das Praxispersonal.

Die Anbieterin schuldet die Bereitstellung der vereinbarten Plattformfunktionen, nicht einen bestimmten wirtschaftlichen oder fachlichen Erfolg. Funktionen, die als Beta oder Vorschau gekennzeichnet sind, werden ohne Zusicherung bereitgestellt.

Der Kunde ist verpflichtet, Fehlfunktionen, Auffälligkeiten und Sicherheitsbeobachtungen unverzüglich über den in der Anwendung integrierten Bug-Reporter („Feedback & Bugs”) zu melden — mit betroffenem Modul, Zeitpunkt, erwartetem und tatsächlichem Verhalten sowie, soweit möglich, Schritten zur Reproduktion. Funktionswünsche werden über denselben Weg eingereicht, bewertet und priorisiert; ein Anspruch auf Umsetzung besteht nicht.

Die Nutzung erfolgt über personengebundene Konten; das Teilen von Zugängen ist unzulässig. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Eine Mehr-Faktor- Authentifizierung per Passkey (WebAuthn) steht zur Verfügung; ihre Nutzung wird dringend empfohlen und kann vom Praxis-Administrator verpflichtend aktiviert werden. Handlungen über ein Konto sind dem Kontoinhaber zurechenbar, soweit er sie zu vertreten hat; der Verdacht einer Kompromittierung ist unverzüglich zu melden.

Untersagt ist insbesondere:

• das Einstellen oder Verarbeiten rechtswidriger Inhalte;
• unbefugter Zugriff auf die Plattform oder Konten Dritter sowie die Umgehung von Sicherheitsmechanismen;
• Reverse Engineering, soweit gesetzlich zulässig ausgeschlossen;
• Handlungen, die Verfügbarkeit oder Stabilität beeinträchtigen (Lasttests, Denial-of-Service, automatisierter Missbrauch);
• Weitergabe, Vermietung oder Weiterverkauf des Zugangs ohne Vereinbarung.

Für API-Aufrufe, E-Mail-Versand, Speicher und KI-Kontingente gelten angemessene technische Grenzen (Fair Use). Die öffentliche Buchungsstrecke und der Login sind missbrauchsgegenüber ratenbegrenzt (Rate-Limits).

Die Praxis ist für den rechtskonformen Einsatz der Plattform in ihrem Anwendungsfall selbst verantwortlich. Sie ist datenschutzrechtlich Verantwortliche für die Daten in ihrer Instanz und im Sinne der KI-Verordnung Betreiberin der eingesetzten KI-Funktionen. Dies umfasst insbesondere:

• DSGVO/revDSG: Rechtsgrundlagen, Informationspflichten, Verarbeitungsverzeichnis, Betroffenenrechte, Löschkonzept, ggf. Datenschutz-Folgenabschätzung;
• Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO): Betreiberpflichten, Transparenz nach Art. 50, menschliche Aufsicht;
• Berufsrecht und Standesregeln (z. B. Approbationsordnung, Tierärzte- und Zahnärzte-Kammern), Aufbewahrungsfristen für Patientenakten;
• segment-spezifische Pflichten: Betäubungsmittelrecht (BtM-Buchführung) und TÄHAV (Wartezeiten, Arzneimitteldokumentation) in der Tiermedizin; GOZ-/GOÄ-/GOT-konforme Abrechnung in eigener Verantwortung (die mitgelieferten Gebührenkataloge sind nicht amtliche Ausschnitte);
• Auftragsverarbeitungs-Verträge mit von der Praxis selbst angebundenen Diensten (SMTP-, KI-Provider, Google-Konto).

Die Plattform stellt unterstützende Funktionen bereit (append-only Audit-Trail, Feldverschlüsselung sensibler Daten, Einwilligungsdokumentation beim Scribe, Rollen- und Rechteverwaltung, Wartezeit-Prüfungen). Diese ersetzen keine eigenständige rechtliche Prüfung und keine Rechtsberatung.

Personenbezogene Daten in einer Praxis-Instanz verarbeitet die Anbieterin ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Praxis auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Praxis bleibt Verantwortliche und behält sämtliche Rechte an ihren Daten. Unterauftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung ausgewiesen. Sicherheitsvorfälle mit Bezug zu Kundendaten meldet die Anbieterin unverzüglich nach Kenntnis.

Nach Art. 50 der Verordnung (EU) 2024/1689 weisen wir darauf hin, dass an gekennzeichneten Stellen mit einem KI-System interagiert wird. Ergebnisse sind Vorschläge und können unvollständig oder fehlerhaft sein; sie sind vor Verwendung zu prüfen (menschliche Aufsicht). Die Praxis setzt die Funktionen nicht für nach Art. 5 KI-VO verbotene Praktiken ein. Eingaben werden nicht zum Training von Basismodellen verwendet. Die Wahl des KI-Providers (inkl. EU-Endpunkt) obliegt der Praxis.

Die Plattform kann Drittdienste einbinden (z. B. E-Mail-Versand über einen SMTP-Zugang oder ein Google-Konto der Praxis). Für deren Nutzung gelten zusätzlich die Bedingungen und Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

Google-API-Daten (Limited Use). Die Nutzung von Informationen, die über Google-APIs empfangen werden, richtet sich nach der Google API Services User Data Policy, einschließlich der darin enthaltenen Limited-Use-Anforderungen.

Die Anbieterin bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit. Wartungs- und Weiterentwicklungsarbeiten können zu vorübergehenden Einschränkungen führen und werden nach Möglichkeit angekündigt; dringende Sicherheitsmaßnahmen können ohne Vorlauf erfolgen. Support erfolgt über den Bug-Reporter (Ziffer 5) und die vereinbarten Kanäle innerhalb der üblichen Geschäftszeiten. Ein Service-Level (SLA) wird nur vereinbart, wenn es ausdrücklich Vertragsbestandteil ist.

Die Anbieterin haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Eine Haftung für entgangenen Gewinn, mittelbare Schäden und Folgeschäden ist im gesetzlich zulässigen Umfang ausgeschlossen; gleiches gilt für Schäden aus rechtswidriger Nutzung durch die Praxis oder aus Datenverlust, soweit die Praxis zumutbare Sicherungen unterlassen hat. Zwingende gesetzliche Haftungsregelungen bleiben unberührt.

Laufzeit und Kündigungsfristen richten sich nach dem Kundenvertrag. Nach Vertragsende stellt die Anbieterin die Kundendaten für 30 Tage zum Export bereit und löscht sie anschließend, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Auf Wunsch wird die Löschung bestätigt.

Die Plattform, die zugrunde liegende Software, Dokumentationen, Marken und Kennzeichen stehen im Eigentum der Anbieterin bzw. ihrer Lizenzgeber. Die Praxis erhält für die Vertragsdauer ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares Nutzungsrecht zur vertragsgemäßen Nutzung. Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge darf die Anbieterin unentgeltlich zur Weiterentwicklung verwenden.

Rechtswahl und Gerichtsstand richten sich vorrangig nach dem individuellen Kundenvertrag. Die Anbieterin kann diese Bedingungen mit Wirkung für die Zukunft ändern; Änderungen werden mindestens sechs Wochen vor Wirksamkeit in Textform oder in der Anwendung angekündigt. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.